"Apa yang Harus Anda perhatikan sewaktu
membuat dan
Menulis E-mail?" oleh Bob Julius Onggo
"Tampilan yg bagus" sangatlah penting bagi e-mail Anda. Namun hal
ini seringkali kurang diperhatikan oleh banyak pengguna e-mail.
Satu hal yg pasti adalah isi dari e-mail Anda akan ternoda apabila
pesannya sendiri tidak terlihat bagus.
Apakah Anda pernah menerima suatu e-mail dgn isi tulisan
tidak beraturan dan terdapat karakter ASCII? atau panjang
tulisan setiap baris tidak beraturan dan mulainya kata-kata
per baris tidak pada karakter yang sama?
Saya jamin pasti Anda pernah mendapatkannya. Sebenarnya ada
dua alasan utama mengapa tulisan yang terdapat pada e-mail
bisa terlihat seperti itu. Alasannya mungkin sederhana,
karena banyak pemakai e-mail tidak mengerti dengan benar.
Alasan pertama adalah soal panjangnya baris. Sewaktu mereka
menulis surat, kebanyakan orang hanya terus mengetik dan
mengetik tanpa memperhatikan 'word wrap'. Mereka hanya
melihat apa yang terlihat bagus saja pada program penyunting
dan pembaca e-mail mereka yang biasanya sekitar 70 hingga 80
karakter, namun mereka tidak memperhatikan bahwa standar
'word wrap' setiap program e-mail berbeda.
Jadi kalau Anda tidak memperhatikan hal ini, e-mail yang
telah Anda ketik rapi maka akan terlihat berantakan bila
penerimanya tidak menggunakan program pembaca e-mail yang
memiliki kemampuan membaca format yang sama.
O.K. sekarang apa yang harus Anda lakukan? Sederhana!
Sewaktu membuat dan mengetikkan e-mail buat dengan format
tidak lebih dari 65 karakter per baris. Dengan demikian
surat e-mail yang diterima resipien Anda tidak akan
berantakan !
Contoh lain dari tampilan e-mail yang "lucu" adalah font
karakter yang tidak proporsional. Kenapa? Karena semua
program e-mail berbeda-beda. Begitu juga font yang digunakan
oleh tiap-tiap program bervariasi. Maka saya sarankan adalah
menggunakan font yang umum seperti Courier (seperti Eudora),
Arial, helvetica (seperti AOL dan Compuserve)
Dengan font jenis di atas atau disebut juga fixed-pitch,
semua karakter yang terdapat di dalam paragraf akan pas
tertata rapi. Dan tampilannya terlihat sama pada program
pembaca e-mail Anda!
Sekali lagi, Saran saya adalah apabila Anda berencana untuk
mengirim pesan e-mail semacam itu, maka buatlah percobaan
dengan mengirimkannya ke teman yang menggunakan program
e-mail yang berbeda.
Ada kemungkinan ketiga walaupun agak sedikit terjadi, namun
Anda harus tahu. Banyak program pengolah kata atau teks
walaupun dapat menyimpannya dalam format lain (seperti ASCII)
dan terlihat bagus, namun pada waktu dikirim via internet
akan terlihat berantakan.
Mungkin Anda pernah menerima pesan e-mail seperti ini
dengan tampilan karakter "U" di dalam teksnya. Untuk
menghindari masalah ini, gunakan saja metode "cut/paste" atau
"copy/paste" untuk membuang teks dari suatu dokumen yang
dibuat dari program lain.
Bob
Julius Onggo adalah Chief editor pada situs webnya, sekaligus sebagai
pembicara di berbagai seminar dan forum pemasaran, dan kolomnis tetap di
majalah InfoNet dan Bisnis Komputer serta pemulis lepas di beberapa tabloid,
surat kabar, dan majalah. Beliau juga Pengajar dan dosen di salah satu
Universitas Terkemuka di Jakarta (www.bjoconsulting.com)
|
